Support-tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä
Frozenbyte Oy
Y-tunnus: 1736734-3
Krogiuksentie 17
00340 Helsinki

Yhteyshenkilö rekisteriä käsittelevissä asioissa
Yrityksen tietosuojatiimi
[email protected]

Rekisterin nimi
Asiakastuen käsittelemät henkilötiedot

Rekisteröidyt henkilöt
Rekisteri sisältää tietoja henkilöiltä, jotka ovat ottaneet yritykseen yhteyttä suoraan joko sähköpostilla, yrityksen nettisivujen tai keskustelupalstan kautta tai kysyneet apua yritykseltä jonkin muun toimijan nettisivulla tai keskustelupalstalla.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterin tiedot tallennetaan asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi sekä tuotteiden ja palveluidemme kehittämiseksi.

Rekisterin tietosisältö

• Suorista yhteydenotoista sähköpostitsea säilyvät sähköpostiosoite sekä muut rekisteröidyn jakamat tiedot, kuten nimi.
• Nettisivujen kautta tulleista yhteydenotoista tallentuvat rekisteröidyn nimimerkki ja sähköpostiosoite.
• Discordin kautta tulleista yhteydenotoista tallentuvat käyttäjän Discord nimimerkki ja Discord ID.
• Muilta kanavilta tulleista yhteydenotoista ja avunpyynnöistä rekisteriin tallennetaan linkki kyseiseen yhteydenottoon.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Yritykselle lähetetyt sähköpostit
• Yrityksen nettisivuille jätetyt kommentit (https://www.frozenbyte.com/blog/)
• Yrityksen Discord servereille lähetetyt viestit, sekä Discordin kautta yrityksen työntekijöille lähetetyt yksityisviestit.
• Keskustelupalstat (pääasiassa https://steamcommunity.com/)

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Pääasiallisesti tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle ellei laki tai viranomaiset tätä vaadi.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirrettä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika
Yhteydenpitoa sekä tietoja säilytetään niin kauan kuin tiedot ovat merkityksellisiä tai kunnes rekisteröity henkilö on pyytänyt tietojen poistamista. Pääasiallisesti sähköpostiviestit poistetaan kun on kulunut 6 kuukautta saman henkilön viimeisestä viestistä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköinen
Rekisteriin on pääsy ainoastaan henkilöille, joiden työtehtävät tätä vaativat (yhteystiedot asiakastuessa työskenteleville, nimettömät tiedot pelin kanssa työskentelevälle tiimillle). Rekisteriin tallennetut tiedot on suojattu siten, että tietoja pääsee katsomaan ja muokkaamaan vain siihen oikeutettu työntekijä tai muu henkilö. Pääsy rekisteriin on rajoitettu ja käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
Rekisterin käyttön on mahdollista vain yrityksen sisäverkossa tai muodostamalla suojattu yhteys yrityksen palvelimiin.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidylla on oikeus tietojen tarkistamiseen, korjaamiseen, poistamiseen, tietojen käsittelyn rajaamiseen tai siirtää tiedot toiseen järjestelmään.

Tarkastusoikeus
Jos rekisteröity haluaa tarkistaa tietonsa, pyyntö pitää lähettää osoitteeseen [email protected]

Tietojen korjaaminen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista, jos hän on tietoja tarkastaessaan tai muutoin havainnut niissä olevan virheitä. Rekisteröity voi vaatia rekisterinpitäjää korjaamaan tiedot, jos henkilötiedot ovat rekisteröidyn mielestä käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita.

Korjausvaatimuksen kohteena olevien tietojen tulee olla talletettu henkilörekisteriin ja niiden tulee koskea korjausvaatimuksen esittäjää itseään.

Havaitun virheellisen tiedon korjaamista koskeva vaatimus tulee lähettää osoitteeseen [email protected] Tarvittaessa pyydämme rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä. Korjausvaatimuksen tulee olla riittävän yksilöity, perusteltu ja selkeä sen käsittelemiseksi.

Tietojen poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen
Rekisteröity voi halutessaan poistaa henkilötietonsa tai rajoittaa niiden käsittelyä. Tämä vaatimus tulee lähettää osoitteeseen [email protected] Tarvittaessa pyydämme rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä.

Support Privacy Policy

Register keeper
Frozenbyte Oy
Business ID: 1736734-3
Krogiuksentie 17
00340 Helsinki

Point of contact for register issues:
Frozenbyte Privacy Team
[email protected]

Name of register
Personal data handled by customer support

Data subjects
The register contains personal information from individuals who have contacted the company directly through email, the company’s website or message boards, or asked help from the company on another operator’s webpage or message board.

Purpose of processing personal data
This register is stored to ensure the good quality of our customer service and to improve our products and services.

Data content of the register

• Details included in direct emails such as email address and other information shared by the sender, such as the sender’s name.
• Screen names and e-mails are stored when a person contacts us through our website.
• Discord Nicknames and Discord IDs are saved when a person contacts us through Discord.
• If the contact or request for help comes through another channel, we store the link to the original post.

Regular sources of information

• Emails send to us
• Comments left on our website (https://www.frozenbyte.com/blog/)
• Messages posted to our Discord servers and direct messages sent to our employees through Discord.
• Internet forums and message boards (primarily https://steamcommunity.com/)

Disclosure of the data
Primarily personal data is not shared outside of the company unless we are compelled to do so by law or by public authorities.

Regular conveyance of data and transfer of data outside the EU or European Economic Area:
The registered data is not transferred outside EU or EEA countries.

Retention time
Information and messages are stored as long as they are relevant or until the data subject asks for the data to be erased. Primarily emails are deleted after 6 months from the last received message from the same person.

Principles of register protection

Digital
The register can only be accessed by personnel whose work requires it (contact information by the members of the support team, unidentifiable information by the teams working on the projects). The data saved to the register is secured so that only entitled personnel can view or edit it. The registry’s access is restricted and can only be accessed with a set username and password.

The registry can only be accessed from the company’s internal network or through a secured connection to the company’s servers.

Rights of the data subject:
You have the right to check, correct, delete or restrict the usage of your data or move the data to another system.

Right to inspect
If you want to check the information we store about you, you may do so by sending an email to [email protected]

Correcting information
You have the right to request correction of incorrect information if you have identified any errors in the data. You may require the controller to correct the data if the data is considered by you to be misleading, unnecessary, incomplete or outdated for the purpose of the processing.

Requests must be about the information that is saved to the registry and concern the requester themselves.

Requests should be send to [email protected] Proof of identity might be necessary, and the requests must be sufficiently identified, justified and clear in order for us to fulfil them.

Deleting information and restricting or objecting to processing
You can ask your data to be deleted or limit the usage of your information. This request must be send to [email protected] Proof of identity might be requested.

Last updated: 19th November 2019